一個項目計劃書要包括以下幾個方面的內容：
1、封面頁
這是容易被忽視的部分。有很多機構認為內容比形式更重要。其實，形式是可以更好地表現內容的。另外，項目計劃書也是能使資助機構了解和認識我們的一個很重要的窗口，表現得專業與嚴謹，是絕對可以得到加分的。
封面可以只簡單地寫上項目名稱和日期，也可以包括以下信息：項目名稱；申請（執行）機構；通訊地址；電
話、傳真、E-mail；聯系（負責）人；
還可以把銀行賬戶、律師、審計機構等信息列在封面頁上。
另外，如果是向某一機構籌款的話，最好在前面加封簡單的附信。由于一份項目計劃可以提交給多個資助機構，這就需要一個個性化的附信，要以“某機構某人”為開頭，以表明對該機構的重視與尊重。
2、項目概要（總論）
這是最重要的一部分，也是讀者最先閱讀、瀏覽的部分。要知道基金會的項目經理們每天都會收到大量的申請要求，他們也許沒有足夠的時間“看”完所有的項目計劃書。所以，項目“概要”部分將成為影響“初選”結果的決定因素；在概要部分，要把重要的所有信息匯集起來。概要一般要包括：機構的背景信息、使命與宗旨；項目要解決的問題與解決的方法；項目申請方的能力和以往的成功經驗，等等。
需要特別指出的是：盡管項目概要部分排在計劃書的前半部，但實際上，這一部分是要在寫完所有計劃書以后，才動手寫的。
3、項目背景、存在的問題與需求
在這一部分，需要詳細介紹存在的問題以及為什么要設計這個項目來解決這些問題。要充分地說明問題的嚴重性與緊迫性，最好能提供一些數據，這樣不但可以充分地說明問題，同時還能表明對這一項目的了解。此外，還可以使用一些真實、典型的案例，以便在情感上打動讀者，進而引起他們的共鳴。要說明項目的起因、邏輯上的因果關系、受益群體及其與其它社會問題之間的關聯等。
一般來講，這一部分包括以下主要信息：
項目范圍（問題與事件、受益群體）；
導致項目產生的宏觀與社會環境；
提出這個項目的理由與原因；
其它長遠與戰略意義；
4、目標與產出
在使資助機構確信“問題”的存在以后，明確提出解決方案。機構間的合作是被鼓勵的。如果還有其它的機構合作伙伴，也要明確說明。
在這一部分中要詳細地介紹項目計劃、項目的總體目標、階段性目標與任務，以及各目標的評估標準。總體目標是一個長期的、宏觀的、概念性的、比較抽象的描述。由總體目標可以分解成一系列具體的、可衡量的、可實現的、帶有明確時間標記的階段性目標。對目標的陳述一定要非常清楚。最重要的是，制定的目標要切合實際。不要承諾做不到的事情。資助者希望在項目完成報告里看到的是：項目實際上實現了這些既定目標。
5、受益群體
在這一部分中，要對項目的收益群體做一個更加詳細的描述。有必要時，還可以把收益群體分為直接受益和間接收益群體。比如NPO信息咨詢中心的能力建設項目的直接收益群體是國內NGO和NGO的從業人員，但間接收益群體卻是NGO的服務對象。因為通過能力建設，提高了NGO的服務能力與效率，從而使之能為其服務對象提供更好、更多、更完善的服務。
許多資助方都希望受益群體能從始至終地參與到項目之中。尤其是在項目的設計階段，受益群體的參與更加重
要。可以在附件中列出受益群體參與項目的活動，包括組織受益群體參加的討論會、會議主題、時間、參加人員等；同時，也讓資助方了解到項目不但是針對受益群體而設計的，而且，得到了他們的廣泛支持與認可。
6、解決方案與實施方法
通過以上的部分，已經清楚地解釋了存在的問題及希望完成的事情。現在，需要介紹如何達到目標，即采用什么方法、開展什么活動來實現這些目標。
在介紹方法時，要特別說明這種方法的優越特性。可以同時列舉出其它相關的方法，并對它們進行比較，還可以引用專家的觀點和其它失敗或成功的案例，等等。總之，要充分說明選擇的方法是最科學、最有效、最經濟的。同
時，也要說明在采用這種方法時，也存在一定的風險與挑戰。
此外(wai)，還要(yao)提到(dao)為了執(zhi)行這(zhe)一解決方案，都需要(yao)那些(xie)條件與(yu)資(zi)源(yuan)，包括(kuo)：誰(shui)？在什(shen)么(me)時候(hou)？使用什(shen)么(me)樣的(de)設備？做什(shen)么(me)樣的(de)事(shi)情？做這(zhe)些(xie)事(shi)情的(de)人要(yao)具備什(shen)么(me)樣的(de)能(neng)(neng)力與(yu)技能(neng)(neng)等(deng)。最好(hao)能(neng)(neng)在附(fu)件中詳細描述一下主要(yao)工作崗位(wei)的(de)職務要(yao)求。
